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03

Março

20

Digital Design

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O que é DesignOps?

Desde 2017 que o termo DesignOps começou a ficar hyped e a ser alvo de reflexão por parte dos líderes da indústria de UX design. Dave Malouf, Kristin Skinner e Meredith Black foram os principais responsáveis pela definição, exploração e evangelização desta ramificação do design. Desde então, DesignOps e ResearchOps começaram a ser considerados disciplinas por si só.

As operações em design não são novas na nossa indústria. Historicamente Design Managers, Heads of UX, Producers, Program Managers ou até alguns Product Managers com designers na equipa, sempre foram responsáveis pela operações em design.

DesignOps é uma disciplina e um mindset que tem como objetivo criar condições para que a equipa de design se torne eficiente e permite aos designers se focarem no design, no craft.

 

Porque precisamos de DesignOps?

Uma grande parte dos designers, principalmente aqueles com mais experiência, vêm de uma cultura de estúdio, onde estavam habituados a desconstruir problemas, compreendê-los e ter tempo para chegar à solução de design perfeita.

Atualmente, na era do Agile, os designers trabalham de forma muito diferente, com um mindset totalmente diferente, diria que até muitas das vezes na direção oposta. No seu dia-a-dia acabam por se focar em construir soluções orientadas a engenharia, pressionados para chegar à solução de design da melhor forma, com o melhor processo, cobrindo todos os cenários possíveis e imaginários.

Muitas das vezes os designers não estão a ser incluídos nos vários processos de decisão, principalmente quando estão embebidos em culturas organizacionais orientadas a engenharia. E isso simplesmente não ajuda a prática de design nem cria as condições necessárias para os designers fazerem o seu melhor trabalho. Seguem abaixo alguns dos pontos que observei em culturas organizacionais otimizadas para engenharia que DesignOps visa resolver:

  • Designers isolados de outros designers.
  • Design como uma função de produção de ecrãs em vez de uma posição estratégica.
  • Práticas de contratação de design baseadas nas práticas de engenharia, senão exatamente as mesmas.
  • Ferramentas de design selecionadas com base na integração com as ferramentas de development, em vez dos benefícios que estas trazem à prática de design.

Por todos estes motivos expostos acima, precisamos cada vez mais de pessoas que pensem em design operations com intenção, que dediquem tempo e esforço a promover um conjunto de práticas que favoreçam e elevem a disciplina de design e por consequência os designers.

Quando é altura certa para DesignOps?

DesignOps pode existir e deve existir numa organização sob a forma de mindset e/ou sob a forma de responsabilidade e/ou sob a sob a forma de posição/função. Diria que a necessidade de DesignOps evolui em proporção da maturidade da prática de design. Ou seja, quanto mais madura é a prática de design numa empresa, mais operações são necessárias, logo mais atenção deve ser dada ao bem-estar da equipa. Esta necessidade começa a ser sentida a partir de 5 designers, verificou Meredith Black.

Em suma, a necessidade DesignOps é sentida quando:

  • Os designers generalistas já não são suficientes para responder às necessidade dos utilizadores e principalmente do negócio, ou seja, começa haver espaço para uma maior especialização.
  • Quando uma equipa cresce numa ordem de magnitude, e não é possível manter toda gente sincronizada e a comunicação orgânica já não é o suficiente.
  • Quando os designers começam a sentir necessidade de ter um porto seguro onde se refugiarem e terem tempo e espaço para criar.

 

Quem é a pessoa ou equipa de DesignOps?

Como vimos no ponto anterior, DesignOps pode ser implementado de três formas independentes ou complementares.

Começando pelo mindset, é recomendável que este esteja presente no dia a dia dos designers na forma como trabalham e como tomam decisões. Sendo este último, o ponto de referência para uma boa prática de DesignOps: tomar decisões conscientes do seu impacto nas pessoas, na prática, nos processos e nos projetos.

Sob a forma de responsabilidade, DesignOps pode fazer parte do dia a dia de um líder de equipa seja ele líder técnico ou de pessoas. Também é possível e diria comum, um perfil de senior designer acumular este tipo de responsabilidade, ajudando os outros designers da equipa a tomar decisões para o melhor funcionamento da equipa.

Por último, sob a forma de posição ou função, DesignOps poderá ser representado por uma pessoa ou equipa dedicada a estas funções, ou seja, uma posição a full-time.

A decisão por uma destas alternativas ou a sua combinação deverá ser tomada tendo em conta a dimensão e estrutura da equipa de UX design, bem como o posicionamento da disciplina de design na organização.

 

Quais os principais componentes de DesignOps?

Idealmente, quando estamos a implementar práticas de DesignOps devemos ter em conta 5 principais componentes:

  1. Estrutura da equipa
  2. Colaboração
  3. Workflows
  4. Tooling
  5. Design Systems

 

1. Estrutura da equipa

Como estruturamos a equipa é uma decisão importante, e portanto deve ser estratégica. Em conjunto com a equipa de leadership da organização, design deverá ter em conta a estrutura que melhor crie condições para o sucesso da equipa, sendo este sucesso medido através do impacto que a equipa de design tem ou terá na organização.

De entre as principais estruturas de equipas podemos destacar os modelos centralizados, descentralizados e híbridos.

O modelo centralizado reune todos os designers na mesma equipa e no mesmo espaço. Por sua vez no modelo descentralizado os designers encontram-se embebidos em equipas multidisciplinares, trabalhando em conjunto com engenharia e produto. Já no modelo híbrido os designers encontram-se igualmente integrados em equipas multidisciplinares, porém têm em paralelo uma equipa de design com quem partilham projetos e cerimónias de design.

Todos os modelos têm os seus prós e contras, mas aquele que considero mais apropriado para trabalhar de uma forma mais orientada a produto é o modelo híbrido.

Ainda dentro do tópico da estrutura de equipa devemos ter em consideração a estratégia de hiring. Na minha opinião, estes são os pontos chave que devemos ter em conta quando estamos a contratar:

  • Identificar as forças de cada designer na equipa.
  • Identificar se os designers estão nos projetos mais adequados às suas competências e forças.
  • Reunir frequentemente com os vários líderes para garantir que todos os projetos têm os designers certos, tanto em termos de competências, como em número, ou seja, tendo em atenção o ratio designer:developer.
  • Por último, contratar é um trabalho contínuo, a procura por designers talentosos e que possam ser um bom fit para a equipa deve ser constante.

2. Colaboração

Comunicação está no coração do trabalho que fazemos. Comunicar é design, seja por intermédio de interfaces ou por outro canal de comunicação. Porém, observo cada vez mais os designers a trabalhar em silos. Nesta nova era Agile, os designers comunicam muito pouco com outros designers pois estão inseridos em equipas multidisciplinares focados no seu produto, projeto e contexto. Mas estou consciente que não o fazem propositadamente, simplesmente não têm oportunidade e condições para pensar de maneira diferente.

Por tudo isto, acredito que devam ser implementadas cerimónias e rotinas que promovam esta comunicação fomentando a colaboração orgânica e também a formal. De entre as várias atividades que podem ser implementadas numa equipa vou apenas fazer referência às quatro que considero basilares:

  • Criar condições de tempo e de espaço para atividades mais criativas, ainda que dentro dos problemáticas de produto, mas que possam ser trabalhadas em conjunto com outros designers.
  • Agendar design critiques ou reviews frequentes. Sendo que a frequência deve ser estabelecida de acordo com a dimensão da equipa, ou da existência de sub-equipas, e principalmente consoante a necessidade do todo.
  • Criar uma rotina de partilha de informação em forma de updates, tanto dentro da equipa como para fora, nomeadamente, com os pares e com a liderança. É importante manter o alinhamento de todas as partes e isso só se consegue comunicando, muito.
  • Incorporar a prática de feedback nos valores da equipa e no processo de design de forma a garantir que há um flow de comunicação constante que considera múltiplas perspectivas. Fomentar a transparência e a sincronização de todos são alguns dos benefícios de ter o feedback como uma ferramenta de trabalho.

 

3. Workflows

Workflows são um componente chave em DesignOps, porque estes reúnem, conectam pessoas e produtos ou projetos. Contudo, uma vez mais denoto que nos tempos techy que vivemos, o design nem sempre é tido em conta nos workflows, nem sempre é considerado e embebido nos processos de trabalho multidisciplinares. O que observo é inclusive um contra-senso, na medida em que em muitas equipas e empresas que se intitulam Agile, que usam metodologias como Scrum, Kanban, etc., o design funciona de uma forma waterfall.

Assim, é necessário questionar como é que o envolvimento dos designers acontece. Como é que o design pode ser embutido em processos concebidos excluindo as características do design.

Este momento de definição de processos acredito que seja um dos momentos cruciais na vida de uma equipa multidisciplinar, já que define como acontece a colaboração entre as várias disciplinas. Deste modo, estamos então a tentar responder a um conjunto de questões essenciais para a prática de DesignOps:

  • Como é que os designers trabalham juntos no mesmo projeto?
  • Como é que os designers colaboram com outras disciplinas? (engineering, product, research, content, data, etc.)
  • Como é que as atividades de design mudam e se adaptam ao longo do ciclo de vida do produto?

4. Tooling

Quando estão a ser analisadas as várias ferramentas que a equipa deve adotar, estes são os fatores que determinam o sucesso de adoção e implementação de qualquer ferramenta.

  • Auditar as ferramentas que a equipa está a usar atualmente nas suas principais atividades: design, handoff, protótipos, documentação, colaboração, comunicação, gestão e acompanhamentos de projetos, etc.
  • Identificar o que é necessário atingir em termos de outputs e outcomes e escolher a melhor ferramenta para o efeito.
  • Perceber como será a integração das ferramentas escolhidas com o ecossistema das ferramentas e workflows existentes na organização.
  • Considerar o impacto financeiro que uma ou várias ferramentas terão na organização, optando por ferramentas que reúnam funcionalidades que maximizem o número possível de tarefas.
  • Prever se as ferramentas terão a capacidade de escalar em proporção com a equipa e as suas necessidades internas, mas também de colaboração com as outras equipas.

5. Design Systems

Design Systems e DesignOps estão intimamente ligados, na medida em que um não pode existir sem o outro. Enquanto muitos dos desafios relacionados com Design Systems talvez sejam técnicos, no caso de DesignOps, estes são maioritariamente culturais. Por este motivo, acredito que é necessário um trabalho cultural junto das equipas (DesignOps) para que haja um total entendimento do potencial que uma ferramenta de design pode ter (Design System).

Um Design System é a fonte de verdade que agrupa os elementos de design, código e documentação, que permite às equipas construir e entregar produtos de forma mais rápida, consistente e eficiente.

Por entre os vários benefícios de um Design System, considero que estes são os três mais relevantes:

  • Eficiência tanto em termos de design como de development. A reutilização é o foco.
  • Consistência na experiência para os utilizadores. Um Design System permite criar experiências familiares para os utilizadores, reduzindo ou até eliminando inconsistências.
  • Flexibilidade para escalar a organização de uma forma equilibrada. Um Design System requer muitos processos de automação tanto em termos de design como de development, o que acaba por ser benéfico para a escalabilidade da empresa.

 

Em suma, DesignOps é uma disciplina que abrange muitos campos, tocando em vários pontos sensíveis para o bom funcionamento de uma equipa de design dentro de uma organização. Na minha opinião, DesignOps fomenta a colaboração e cria condições para esta acontecer dando visibilidade e amplificando o valor da disciplina do design dentro de uma empresa.

Se tiverem interesse em saber mais sobre esta temática não percam a próxima edição do workshop de DesignOps.

 

Artigo escrito pela tutora Sónia Gomes

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